Erfolgreiche Veranstaltungen gestalten:
Was Teilnehmer wirklich wollen

Weltweit werden unzählige Veranstaltungen angeboten: Meetings, Incentives, Conventions oder Events. Die Teilnehmer müssen aus der Vielzahl der Angebote die passendsten auswählen und haben immer weniger Zeit und Budget für den Besuch von Events zur Verfügung. Veranstalter müssen daher ihr Programm möglichst genau auf ihre Zielgruppe abstimmen, damit diese nicht nur teilnehmen, sondern auch in Zukunft wiederkommen. Doch was wollen Teilnehmer eigentlich?

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KERNAKTIVITÄTEN BEI VERANSTALTUNGEN

Obwohl jede Veranstaltung unterschiedlich gestaltet wird, kann man auf einer dahinter liegenden Ebene übereinstimmende Kernaktivitäten identifizieren. Diese Aktivitäten entsprechen den Erwartungen und Wünschen, auf Grund derer Menschen tatsächlich an Veranstaltungen teilnehmen. Um sie zu erforschen, haben wir in einem dreijährigen angewandten Forschungsprojekt an der Donau-Universität Krems und der Universität Wien unterschiedlichste internationale Veranstaltungen untersucht und Teilnehmer und Veranstalter interviewt. Durch kognitions- und sozialwissenschaftliche Analysen haben wir anschließend mittels Sense-Making Prozessen die neun wichtigsten Kernaktivitäten identifiziert, beschrieben und illustriert und sind speziell für Veranstalter praxisorientiert dargestellt. Je genauer eine Veranstaltung die Erwartungen – ausgedrückt in den Kernaktivitäten – der Zielgruppe erfüllt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Teilnehmer mit der Veranstaltung zufrieden sind, sie anderen Personen weiterempfehlen und wieder teilnehmen wollen. Damit diese Konzepte nicht nur wissenschaftlich beschrieben, sondern auch praktisch für Veranstaltungen genutzt werden, haben wir ein kompaktes Handbuch erstellt. Darüber hinaus haben wir ein Karten-Set entwickelt, um (auch ohne Buch) in drei Schritten das eigene, innovative Event zu gestalten. Mit Hilfe des Buchs und dem Kartenset können Veranstalter basierend auf der Auswahl der Kernaktivitäten zielgerichtet jene Dienstleistungen entwickeln und anbieten, die am besten zu dem Zielpublikum passen. Hierbei sind für jede Veranstaltung drei wichtige Dimensionen zu beachten:

LÖSUNGEN FÜR VERANSTALTUNGEN

1) Architektonische Dimension: Die räumliche und architektonische Di-mension beeinfl usst maßgeblich das Verhalten der Teilnehmer. Abhängig von der Art und Ausgestaltung der Räume, architektonischen Ausstattung und „Atmosphäre“ werden unterschiedliche Interaktionen und Gruppenbildungen ermöglicht oder verhindert.
2) Soziale Dimension: Jede Veranstaltung integriert soziale Methoden und Formate, um die Interaktion der Teilnehmer zu fördern.
3) Technologische Dimension: In dieser Dimension werden sowohl phy-sische Materialien (z.B. Programmheft) als auch Software (z.B. Apps für Personen-Matching) beschrieben, die die Teilnehmer mit analogen und digitalen Lösungen unterstützen.
Für jede Dimension haben wir 13 Lösungen entwickelt, um einen umfas-senden Überblick zu geben und Inspirationen für ein innovatives Event Design zu ermöglichen.

Ass.-Prof. Dr. Lukas Zenk
The Lightbox Network
www.lightbox.at

ZUM PERFEKTEN EVENT – SCHRITT FÜR SCHRITT

1) Kernaktivitäten identifi zieren: Aus welchen Gründen nimmt Ihre Ziel-gruppe an der Veranstaltung teil? Die Aktivitäten unterstützen Sie, die wichtigsten Gründe zu finden.
2) Passende Lösungen auswählen: Welche Lösungen passen am besten zu Ihrer Veranstaltung? Auf Basis der Aktivitäten werden Ihnen Lösungen empfohlen.
3) Veranstaltungsformat entwickeln: Wie können die unterschiedlichen Lösungen zu einem Gesamterlebnis für die Teilnehmer integriert werden? Mit Hilfe des Karten-Sets können Sie spielerisch Ihre Veranstaltung designen.

Mit dieser Vorgehensweise wird Agenturen, VeranstalterInnen aber auch KundInnen ermög-licht, das eigene Event oder die eigene Messe auf innovative Weise neu zu gestalten.

Ass.-Prof. Dr. Lukas Zenk
www.designing.events